世界快看點丨協(xié)同辦公產品設計，看這一篇就夠了｜協(xié)同設計的共性

在協(xié)同辦公場景越來越豐富的背景下，協(xié)同辦公產品起到了關鍵性的作用。那么，協(xié)同辦公產品發(fā)展至今，在設計上還有什么需要注意的嗎？協(xié)同辦公存在著共性，也兼具差異性，本文針對協(xié)同辦公產品設計的共性展開探討，一起來看下。

在「協(xié)同」辦公場景越來越豐富，功能越來越強大的今天，只要有網絡，人們就能夠實現(xiàn)多?、跨地域、多終端實時溝通協(xié)作。這其中，協(xié)同辦公產品起到了關鍵性的作用。

(資料圖)

除了易學性、效率、實用性、容錯性等通用的設計原則之外，協(xié)同辦公產品在設計上還有什么特別要關注的嗎？

我們從多個協(xié)同辦公產品的實戰(zhàn)經驗出發(fā)，發(fā)現(xiàn)并總結出兩類典型協(xié)同辦公產品的系列特性，并通過實際案例闡述了針對這些特性的設計思考。他們分別是: 以在線協(xié)同文檔（美事文檔）為代表的實時協(xié)同工具，和以項目協(xié)同（58云效）和任務協(xié)同EHR為代表的流程類協(xié)同工具。

由于他們既存在協(xié)同辦公產品特有的共性，又在各自的場景中體現(xiàn)出明顯的差異性，為了能講述地更加詳盡，我們的文章會分成上中下三篇。今天要分享的是第一篇——協(xié)同辦公產品的共性。

一、協(xié)同辦公產品的共性

協(xié)同辦公產品包括很多類型，像我們平時用的通訊（即時通訊、視頻會議等）、協(xié)同文檔（文本、圖像等）、項目管理、云盤等工具都屬于協(xié)同產品的范疇。雖然他們在使用場景和功能形態(tài)上存在很大差異，但都脫離不了「協(xié)同」這一主旨。

本文為大家總結了五個協(xié)同辦公產品都具備的共性，供大家參考。

1. 異步協(xié)同性

在異步協(xié)同中，每個人可以在一段時間內可以自由支配協(xié)同時間，不強制每人同時在線。保證每人能集中精力先處理重要事宜，不被瑣事隨意打斷。無論是流程類的云效、H+，還是非流程類的美事文檔、表格，都屬于異步協(xié)同的范疇。

因為成員參與的順序和產出的內容具有差異性，因此需要在項目建立初期，在全員內部形成一致明確的項目目標、責任分工、產出內容、時間計劃，以保證最后的產出內容統(tǒng)一優(yōu)質，協(xié)同過程和諧高效。

2. 可追溯性

可追溯是線上化辦公的一大特點，為的是能夠在需要查找相關信息或出現(xiàn)問題時，實現(xiàn)快速定位。

在線協(xié)作文檔的追溯，主要是修訂記錄，系統(tǒng)在文檔更新過程中隔一段時間自動保存一個版本，文檔的參與者可以查看每個版本的變化，并可以還原到之前的任一版本。

流程類協(xié)同中，通常會有明確的任務流程，每個任務節(jié)點都有預設的任務，以及相應的產出物，并以產出物的產生來推動流程向下流轉。其追溯主要聚焦于流程進度的把控、產出物、責任的歸屬。

項目管理屬于流程類協(xié)同中，有較強的計劃性的一類，它需要在創(chuàng)建時確定各環(huán)節(jié)的截止日期和對應的負責人。項目管理者和成員可以查看目前的進度和過往的節(jié)點中的完成情況、產出物及其版本記錄、特殊情況記錄等，在出現(xiàn)異常時可及時聯(lián)系并追溯負責人。

3. 通知多維性

協(xié)同者之間是合作的關系，互相了解彼此進度和階段性產出，對于無縫協(xié)同尤為重要。

文檔的協(xié)同是所見即所得的，通知的方式最為簡單。主要體現(xiàn)在權限管理和互動通知這兩點。例如：XXX同意了我的文檔編輯權限申請（XXX是創(chuàng)建者），XXX向我申請了XX文檔編輯權限（我是創(chuàng)建者）；XXX在XX文檔/評論中@了我，我的XX文檔收到XXX的批注，我的文檔被XXX刪除等。

在流程類協(xié)同場景中，流程的推進有賴于任務節(jié)點的高效流轉，這其中通知起著至關重要的作用。流程類往往在任務流轉、任務超時時進行通知。觸達方式也很多樣化：除了站內通知外，還有郵件、短信、電話或IM通知等，可根據任務的緊急程度選擇。

其中的項目管理，每個協(xié)同者作為項目鏈條上的一員，各環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，任何一個環(huán)節(jié)的變化都會影響后續(xù)各環(huán)節(jié)甚至整個項目的進度，因此需要以多通道的通知方式保證有效觸達。除了系統(tǒng)內自帶的站內信，還會和線上辦公生態(tài)中的其他觸點打通，如通過協(xié)作者使用頻率高的即時通訊工具——美事進行推送；高優(yōu)先級信息用郵件發(fā)送等。

4. 角色/權限差異性

協(xié)同辦公的內容具有隱私性，對于信息安全有極高的要求，只有相關人員才有權限查看/編輯/參與。權限和成員的角色息息相關，按照公司的組織架構可以分為不同級別（如：上下級）的角色、不同職能（如：設計、研發(fā)、產品）的角色，按照項目/文檔的歸屬可以分為發(fā)起者/所有者、參與者。

協(xié)同文檔的權限最為簡單：發(fā)起者擁有配置成員權限的最高權限，包括：可編輯、可閱讀、可審批/設置他人申請編輯/閱讀的權限。參與者則可以通過申請獲得編輯/閱讀的權限。

流程類協(xié)同相關的角色與權限比較復雜。

以EHR為例，EHR是用來管理員工入離調轉全生命周期的系統(tǒng)。大體可分為HR、員工、經理三種業(yè)務角色。但在工作流程中，又可以分為申請、審批、執(zhí)行等流程角色。業(yè)務角色與流程角色時有交叉，呈現(xiàn)出一種非常復雜的邏輯。這樣，權限設置就顯得尤為重要。權限一般分為功能權限和數據權限，前者控制角色適用什么功能，后者控制角色獲取何種數據。同一角色通常擁有相同的功能權限，但不同人擁有的數據權限可能不同。

流程類協(xié)同任務相關的成員有自動預設和手動設置兩種。自動預設會提前設定好成員和權限規(guī)則，根據流程任務直接執(zhí)行。如報銷審批工作流，不同報銷金額適用不同的任務流程。

手動設置適合一些人員較為靈活的項目。如產研工作流，橫向項目產品、設計、研發(fā)人員非固定，需要手動設置。

比如項目協(xié)同類項目的成員就是由管理員手動設置的，但是會根據場景的不同來選擇不同的交互方式，在設置過程中也會通過多種方法來顯示告知成員權限。

在創(chuàng)建項目（工作項）的場景下，需要大批量的選擇操作，會調用企業(yè)架構，讓用戶批量選擇團隊從而提升操作效率，同時通過組織層級也能讓用戶知曉角色的上下級關系；在角色調整的場景下，會使用下拉框選擇經常聯(lián)系人的輕便操作，同時；為了更加快速添加單個角色，也會使用分享鏈接的形式，并告知不同職能的權限。

需要注意的是，流程各節(jié)點任務的角色權限是相對固定的，通常是預設的。

5. 輸出規(guī)范性

參與協(xié)同的每個人，都有自己的工作習慣和產出偏好，如何能保證產出物的標準化和節(jié)奏的一致性呢？這個時候模板/規(guī)范的提供和引導會起到關鍵性的作用。一方面，它可以通過節(jié)省參與者在字段、格式上花費的時間，來提高員工的辦公效率；另一方面標準化的可視模板可以有效地引導參與者按照一致的、符合業(yè)界標準的方式產出。

流程類協(xié)同工作，每個任務節(jié)點有明確的任務，以及相應的交付物。

交付物可以是實物（生產工作流中制造的零件、離職流程中HR為員工開具的紙質《離職證明》），也可以是非實物（產研工作流中的需求文檔/設計文檔/開發(fā)代碼，招聘流程中的應聘者簡歷），甚至也可以是一段信息、一個意見（審批工作流中的“同意”“不通過”等）。

為了保證交付物的規(guī)范性和可用性，通常會對流程任務與交付物做預先的配置，參與成員只需要按部就班完成即可。

為了保持輸出規(guī)范性，項目管理類產品會在創(chuàng)建項目時，為用戶提供模板，從而保障項目流轉方式的規(guī)范性。用戶可以依據自身需求使用模板創(chuàng)建項目，在項目創(chuàng)建時可以自定義模板的功能。為了培養(yǎng)用戶的使用習慣，項目管理類產品往往會支持將已有項目保存成模板，方便下次繼續(xù)使用。

二、小結

綜上所述，在「協(xié)同」這一大主題上，不同形態(tài)和應用場景的協(xié)同性產品也存在著極大的共性，包括：

異步協(xié)同性； 可追溯性； 通知多維性； 角色/權益差異性； 輸出規(guī)范性。

在后面的章節(jié)中，我們會分享不同類型的協(xié)同產品所具備的個性以及在設計過程中的一些心得，敬請期待。

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